OPTIMALISASI PENGARSIPAN DATA KLAIM BPJS KETENAGAKERJAAN MELALUI SORTING DIGITAL BERBASIS DATA SIMULASI

Abstract

Pengarsipan data klaim pada BPJS Ketenagakerjaan merupakan bagian penting dalam mendukung pelayanan administrasi dan pengelolaan dokumen peserta. Proses pengarsipan yang masih dilakukan secara manual sering menimbulkan berbagai kendala, seperti lamanya proses pengurutan dokumen, kesulitan pencarian kembali arsip, serta tingginya risiko kesalahan penempatan berkas. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis efektivitas penerapan metode sorting digital berbasis pendekatan matematis dalam pengelolaan arsip data klaim BPJS Ketenagakerjaan. Penelitian dilakukan menggunakan data simulasi karena data asli instansi bersifat rahasia dan tidak dapat dipublikasikan. Data simulasi disusun menyerupai pola data nyata selama kegiatan magang dengan total 80 berkas klaim yang terdiri atas program Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), dan Jaminan Pensiun (JP). Metode penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kuantitatif dengan teknik multi-level sorting berdasarkan jenis jaminan, tanggal klaim, dan kode voucher. Proses simulasi dilakukan menggunakan perangkat lunak MATLAB untuk menghasilkan struktur data yang lebih sistematis dan mudah ditelusuri. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem sorting digital mampu meningkatkan efisiensi pengarsipan dibandingkan sistem manual. Waktu pengarsipan yang sebelumnya membutuhkan sekitar 2–3 jam dapat dipersingkat menjadi 30–45 menit. Selain itu, waktu pencarian dokumen juga menurun dari 10–15 menit menjadi sekitar 1–2 menit. Penggunaan sistem digital juga mampu menurunkan tingkat kesalahan penempatan dokumen serta mengurangi pengulangan pekerjaan dalam proses pengarsipan. Dengan demikian, penerapan metode sorting digital berbasis data simulasi terbukti mampu memberikan solusi yang lebih efektif, terstruktur, dan efisien dalam pengelolaan arsip data klaim BPJS Ketenagakerjaan.