ARSIP ELEKTRONIK DALAM MENANGANI PENCATATAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DENGAN PROGRAM MICROSOFT ACCESS

Abstract

Abstrak

Artikel ini membahas tentang permasalahan-permasalahan yang terjadi pada dua mitra binaan yang berhubungan dengan kearsipan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar dan memberikan solusi dalam bentuk kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Mitra yang dipilih adalah instansi yang berada di Kota Padang, yaitu Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Dinas Perindustrian Kota Padang. Tujuan pengabdian kepada masyarakat adalah memberikan pemahaman tentang pentingnya kegiatan mengarsip yang benar dan merancang aplikasi secara elektronik untuk pencatatan surat masuk dan surat keluar pada kedua dinas. Hasil yang diperoleh dengan adanya kegiatan pengabdian kepada masyarakat adalah terjadinya perubahan mindset tentang pentingnya pengarsipan yang baik dan benar serta peserta pelatihan memahami dan menguasai aplikasi dengan merancang pencatatan surat masuk dan surat keluar pada instansi masing-masing sesuai kebutuhan dalam mengarsipkan dan memudahkan penemuan kembali surat apabila suatu saat dibutuhkan.

Kata Kunci: Pelatihan, Arsip Elektronik, Microsoft Access, Surat Masuk, Surat Keluar

Abstract

This article discusses the problems that occur in the two partners who are associated with archives and recording incoming and outgoing mail and providing solutions in the form of community service activities. Partners selected are agencies located in Padang city, namely the Investment and Integrated Service Agency as well as the Industrial Agency. The purpose of community service is to provide an understanding of the importance of proper archiving activities and to design electronic applications for incoming and outgoing mail records on both departments. The results obtained by the existence of community service activities is the change of mindset about the importance of good and correct archiving and training participants understand and master the application by designing the recording of incoming letter and outward letter at their respective agencies as needed in archiving and facilitate the rediscovery of letters when needed future.

Keywords: Training, Electronic Archives, Microsoft Access, Incoming Letter, Outward Letter